Le décret conditionnant l’entrée en vigueur du dispositif d’immatriculation des syndicats de copropriétaires créé par la loi ALUR est paru mais prévoit qu’il sera complété par un arrêté, à paraître…

La loi ALUR a instauré un régime d’immatriculation des syndicats de copropriétaires d’immeuble totalement ou partiellement affectés à l’habitation (CCH, art. L. 711-1, créé par L. n° 2014-366, 24 mars 2014, art. 52), excluant les copropriétés intégralement destinées à un usage de commerce ou de bureaux. Le dispositif, dont l’entrée en vigueur doit intervenir au plus tard le 31 décembre 2016 pour les copropriétés de plus de 200 lots, nécessitait la parution d’un décret qui vient d’être publié au JO du 28 août. Malheureusement, ce dernier texte doit être assorti d’un arrêté relatif à la mise en œuvre du registre dématérialisé des immatriculations et portant création d’un traitement des données à caractère personnel. Il est donc peu probable que l’échéancier initial d’entrée en vigueur puisse être respecté (L. n° 2014-366, 24 mars 2014, art. 53, III).
Auteurs des déclarations d’immatriculation et de mise à jour des données
Seront habilitées à procéder aux déclarations, les personnes suivantes :
– les syndics en exercice ;
– les anciens syndics à l’occasion du changement de représentant légal du syndicat ;
– les syndics provisoires lors de la constitution de la copropriété ;
– les notaires ;
– les mandataires ad hoc de copropriété en « pré-difficulté » ;
– l’administrateur désigné dans le cadre de l’article 47 du décret de 1967 (syndicat dépourvu de syndic).
Remarque : les administrateurs provisoires des copropriétés en difficulté ne sont pas visés dans l’article R. 711-1 car ils ne se confondent pas avec les administrateurs nommé sur le fondement de l’article 47 du décret de 1967. L’article R. 711-8 vise toutefois  l’administrateur provisoire d’une copropriété en difficulté dans le cadre des déclarations liées à la dissolution. Il aurait été plus clair de sérier la totalité des différents auteurs possibles des déclarations dans l’article R. 711-1 du CCH.
Création d’un compte de télédéclarant

Les auteurs potentiels des déclarations (v. ci-dessus) doivent obligatoirement créer un compte de télédéclarant qui leur permettra d’obtenir un accès sécurisé pour la transmission des informations. Les éléments à fournir seront définis par un futur arrêté mais devraient bien sûr comporter l’adresse mail du déclarant. La CNIL préconise de privilégier une adresse neutre, destinée uniquement à cet usage (CNIL, Délib. n° 2016-064, 17 mars 2017 : JO, 28 août). Le compte créé sera ensuite rattaché par le teneur du registre à la copropriété, préalablement aux déclarations. Néanmoins, la première immatriculation des syndicats créés avant le 1er janvier 2017 emporte demande simultanée de rattachement.
Les informations et pièces justificatives à fournir par les demandeurs pour justifier de leur qualité de représentant légal du syndicat seront prochainement fixées par arrêté.

Impact de l’évolution des fonctions du syndic
Cessation des fonctions du syndic

Lorsque son mandat n’est pas renouvelé par l’assemblée ou qu’il y est mis fin par la nomination d’un administrateur provisoire, le syndic doit informer le teneur du registre de la fin de la mission dans le mois de la cessation des fonctions. Il doit en outre indiquer l’identité et les coordonnées du nouveau syndic ou de l’administrateur provisoire. Si les comptes ont été approuvés lors de l’assemblée au cours de laquelle il a perdu sa qualité, le syndic doit également communiquer les informations nécessaires à la mise à jour annuelle (v. ci-dessous)(CCH, art. R. 711-4). Les informations financières ne seront inscrites qu’après confirmation par le successeur de leur conformité aux comptes approuvés (CCH, art. R. 711-5, al. 2).
De son côté, le nouveau représentant légal effectue une demande de rattachement en communiquant le numéro d’immatriculation de la copropriété et les éléments justifiant de sa qualité. Le teneur du registre informe l’ancien et le nouveau représentant du syndicat de la date d’effet du changement. La formalité de rattachement peut être rejetée en cas d’irrégularité constatée d’office ou sur contestation de l’ancien syndic ou de toute personne y ayant intérêt.

Le nouvel article R. 711-6 du CCH prévoit que lorsque l’ancien syndic n’a pas transmis les données d’identification de son remplaçant, ce dernier, s’il ne possède pas de compte télédéclarant doit procéder simultanément à une demande de création et à une demande de rattachement en fournissant le numéro d’immatriculation du syndicat et les pièces lui permettant de justifier de sa qualité. Le texte ne vise pas la situation dans laquelle le nouveau syndic aurait déjà un compte. Faudra-t-il qu’il oblige son prédécesseur à transmettre les données qui le concerne au teneur du registre ?

L’ancien syndic ou administrateur provisoire conserve un accès temporaire aux données (jusqu’au rattachement du nouveau représentant ou, au plus tard, à l’expiration d’un délai d’un mois suivant la fin de mandat ou de la mission).

Maintien du syndic dans ses fonctions
Le syndic ou l’administrateur provisoire doit informer le teneur du registre du renouvellement de son mandat ou de la prolongation de sa mission dans le mois de la fin de son précédent mandat ou de sa précédente mission (CCH, art. R. 711-7).
Nature des informations à transmettre
Les déclarations sont réalisées par le biais de formulaires en ligne sur le site du registre et les documents transmis selon un format de fichier déterminé par un arrêté à paraître (CCH, art. R. R.711-8, al. 2). A l’issue de la procédure est attribué un numéro d’immatriculation au syndicat (CCH, art. R. 711-12).
Dossier d’immatriculation
Lors de l’immatriculation initiale, sont déclarés :

– les informations relatives à l’identification du syndicat : le nom, l’adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété, et lorsqu’il y en a un, le nom du syndic ainsi, ajoute le nouvel article R. 711-9, I, que les éléments nécessaires à la caractérisation de son statut juridique dont on ne comprend pas tout à fait de quoi il s’agit ;
– le fait que le syndicat soit en difficulté et soumis à une procédure d’administration provisoire ou à un plan de sauvegarde ;
– le fait que l’immeuble soit insalubre ;
– la présence de plomb ou d’amiante ;
– le fait que l’immeuble menace ruine (arrêté de péril ou de péril imminent) ;
– le fait que l’un des équipements collectifs de l’immeuble présente un risque sérieux pour la sécurité des occupants ou compromette gravement leurs conditions d’habitation
– le fait que soient entreposées dans l’immeuble ou dans un local attenant des matières explosives ou inflammables en infraction avec les règles de sécurité ou dans des conditions de nature à créer des risques pour la santé des occupants ;
– à l’issue de chaque exercice comptable, les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat résultant notamment du budget prévisionnel, des comptes et de leurs annexes. Le nouvel article R. 711-9, II définit ces informations comme celles relatives à l’exercice comptable, le montant du budget prévisionnel, des provisions pour travaux, des dettes du syndicat à l’égard des fournisseurs et des impayés, le nombre de copropriétaires débiteurs de leurs charges quand leur dette excède un certain seuil qui sera fixé par arrêté (les petits syndicats dispensés de tenir une comptabilité d’engagement par l’article 14-3 de la loi de 65 ne sont pas tenus de fournir les informations sur les impayés des copropriétaires), les employés du syndicat s’il y en a (par ex. gardien, concierge). Les informations déclarées sont celles issues des comptes du dernier exercice clos et approuvés par l’assemblée générale ;

Remarque : quand à la date d’entrée en vigueur de l’obligation de procéder à l’immatriculation, l’exercice comptable du syndicat est en cours, certaines données financières dont la liste sera fixée par un arrêté à paraître ne seront pas requises pour l’immatriculation initiale (CCH, art. R. 711-9, V).
 – les données essentielles relatives au bâti qui sont définies comme le nombre de bâtiment avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, le nombre d’ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage de l’immeuble (CCH, art.  R. 711-9, III).
Mise à jour annuelle
Tous les ans, les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat, doivent être transmises dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés. A ce moment, les autres informations, si leur contenu change, sont également actualisées par le représentant légal en exercice (CCH, art. R. 711-10). Le dossier comportera la date et l’heure de la dernière modification (CCH, art. R. 711-15, al. 1er).
Immatriculation par les notaires
Le notaire peut intervenir pour procéder à l’immatriculation du syndicat dans deux situations :
– lors de la mise en copropriété de l’immeuble lorsqu’il publie l’état descriptif de division et le règlement (CCH, art. L. 711-4) ;
– quand il procède à la vente d’un lot d’une copropriété qui n’a pas été immatriculée (CCH, art. L. 711-5).
Dans les deux cas, le notaire transmet le nom, l’adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété, et lorsqu’il y en a un – éventuellement provisoire – le nom du syndic. Les autres informations peuvent être communiquées, si le syndic en dispose, au stade de la constitution de la copropriété ou quand elles figurent dans les documents annexés à la promesse (CCH, art. R. 711-11). Si l’immatriculation a été effectuée par le notaire pour une vente de lot, le teneur du registre doit mettre en demeure le syndic, s’il y a un, de fournir ses coordonnées de télédéclarant et le rattachement. Le syndic ne devra fournir les informations financières que si les comptes de l’exercice clos précédant sa désignation ont été approuvés (CCH, art. R. 711-14).
Si le syndic provisoire, indiqué par le notaire, n’est pas confirmé dans ses fonctions, il doit déclarer l’identification du représentant qui lui succède dans le mois de la désignation de ce dernier (CCH, art. R. 711-13).
Disparition du syndicat des copropriétaires
Les événements conduisant à la disparition du syndicat font l’objet d’une déclaration. Il s’agit :
– de la division entraînant création de syndicats séparés. Le syndic du syndicat initial ou, à défaut, le notaire déclare la dissolution par division avec la date de l’assemblée l’ayant adoptée dans le mois de la date à laquelle la résolution est devenue définitive. Si la division intervient dans le cadre d’une procédure d’administration provisoire, c’est l’administrateur qui procède à la déclaration dans le mois de la décision du juge. Les nouveaux syndicats issus de la division sont immatriculés par le notaire (CCH, art. 711-18) ;
– de l’expropriation pour cause d’utilité. Le dernier représentant légal procède à la déclaration, si c’est un administrateur provisoire, ce sera au plus tard à la date à laquelle le juge met fin à sa mission, si c’est un syndic, un mois au plus tard après l’expropriation du dernier lot (CCH, art. R. 711-19) ;
– d’autres situations que celles visées ci-dessus, le dernier syndic en place ou à défaut, le notaire chargé de la dernière transaction aboutissant à la disparition du syndicat procède à la déclaration (CCH, art. R. 711-20).
Attestations de déclaration

Les télédéclarants reçoivent un document attestant qu’ils ont satisfait à leurs obligations d’immatriculation ou de mise à jour du registre (CCH, art. R. 711-15, al. 2).

Consultation du registre
Les syndics et administrateurs provisoires ont accès à l’ensemble des données des copropriétés qui leur sont rattachées et dont ils sont les représentants.
Les notaires ont accès aux informations financières de tous les syndicats.
Les établissements publics de l’État chargés de la mise en oeuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre les habitats indignes et les copropriétés dégradées ont accès à l’ensemble des données du registre.
Les collectivités territoriales et leurs groupements, pour les besoins de la mise en oeuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre les habitats indignes et les copropriétés dégradées ont accès aux données relatives aux copropriétés situées sur les territoires qu’elles administrent (art. CCH, art. R. 711-16).
Les informations relatives à l’identification du syndicat, à l’exception du nom du syndic et du nombre de lot, seront librement consultées par le public (CCH, art. R. 711-17, al. 1er, créés par D. n° 2016-1167, 26 août 2016 : JO, 28 août). La CNIL a écarté la diffusion de certaines données comme l’identité du syndic et les informations financières au motif qu’elles se trouvaient dans la fiche synthétique créée par la loi ALUR (L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 8-2), or le décret qui doit fixer son contenu n’est toujours pas paru…
Les modalités des accès et consultation seront fixées par un futur arrêté (CCH, art. R. 711-16, II et R. 711-17, al. 2).
Conservation des données

Les données relatives au syndicat sont conservées 5 ans sauf celles relatives à l’identification du syndicat et au bâti  qui sont conservées sans limite de durée et au plus 3 ans après la déclaration de disparition du syndicat (CCH, art. R. 711-15, al. 3).

Source : Alexandra Fontin, Dictionnaire permanent Gestion immobilière
D. n° 2016-1167, 26 août 2016 : JO, 28 août

CNIL, délib. n° 2016-064, 17 mars 2016 : JO, 28 août